Ako si efektívne plánovať dovolenku
Ako si plánovať dovolenku a nezblázniť sa po príchode späť do práce? Niektorí tvrdia, že to nie je možné a že blázinec príde vždy. Ja som si sám zažil úžasnú dovolenku na exotickom ostrove a počas môjho pobytu ma nielenže nikto "neotravoval", ale po príchode som zažíval bežné pracovné dni, počas ktorých som nemusel doháňať žiadnu prácu. Takže tvrdím, že všetko sa dá, keď sa chce.
Na správne plánovanie dovolenky sú v zásade dôležité 3 body:
- Pred dovolenkou mať všetky resty uzavreté (alebo aspoň precízne "zaparkované")
- Na svoju dovolenku treba dotyčných kolegov/obchodných partnerov včas upozorniť
- Je dôležité určiť včas správny termín
Bez ohľadu na to, či ide o dovolenku v Karibiku s Vašou polovičkou, alebo sa jedná len o predlžený víkend v Tatrách, ak jeden z týchto bodov porušíte, Vy alebo Vaša polovička si túto dovolenku nemusí dostatočne užiť, pretože je môže prekaziť veľa rušivých elementov. Chytrák si povie: "Veď proste nedvihnem telefón a vybavená vec", no vieme, že sa to nevyplatí a problém si na vyriešenie buďto počká alebo sa premení v prúser a takýto prúser vo forme zmeškanej príležitosti už po dovolenke nezvrátite späť.
Je dobré sa včas svojich obchodných partnerov opýtať "Budúci týždeň som mimo kanceláriu. Máte na mňa niečo pred mojou dovolenkou?" Ak Vám sami hneď resp. po overení dajú vedieť, že nemajú nič, tak je zrejmé, že si Vás s ničým náhlym nedovolia kontaktovať počas dovolenky. A ak niečo čakalo už dlhšiu dobu a odrazu to počas dovolenky vysvitne na povrch, tak to ešte týždeň počká. Úplne ideálne je to, ak svojim obchodným partnerom pošlete tradične zasielané dokumenty (napr. promočné návrhy a i.) už o týždeň skôr, aby ešte pred dovolenkou mohli na ne reagovať. Totižto v piatok poobede si síce môžete odškrtnúť to, že ste pred dovolenkou stihli poslať návrhy do letákov, ale čo ak sú tam chyby a bez Vášho súhlasu si ich sami nebudú môcť opraviť?
Možno si hovoríte, že nie je vhodné oznamovať svojich obchodným partnerom či kolegom informáciu o tom, že idete na dovolenku. Takéto oslovenie formou mailu je vhodné v prípade, že máte podriadených a mali by vedieť, že Vás nezastihnú. Ak však chcete nenápadne oznámiť svojim "korešpondentom" to, že budete mimo kanceláriu, dá sa to aj nenápadným miernym spôsobom. Do svojho e-mailového podpisu jednoducho navrch dajte malým červeným kurzívom to, že "Najbližšie mimo kanceláriu XZ.XZ.XZXZ". Neverili by ste, ale tí, čo od Vás niečo potrebujú, určite spozornejú a do pár hodín či dní Vám zavolajú, že by niečo radi doriešili ešte tento týždeň. Je OK, ak takéto upozornenie do svojho podpisu dáte už aspoň 5 dní (teda jeden pracovný týždeň) vopred.
Mal som raz jedného kolegu, ktorý si bez predošlého upozornenia dal do podpisu svojich automatických "Out of Office" odpovedí dl zastúpovanie na mňa a spokojne bez slova odišiel na dovolenku. Vtedy platí: "kto do teba kameňom, ty doňho dvoma" :) ... Nie ale vážne. Nie je zlé nechať sa zastupovať, no aj na to sa treba pripraviť - jednak tým, že Váš zástupca má všetky predpokladané nástroje na to, aby Vás vedel zastúpiť, a jednak tým, že zabezpečím svoju prácu tak, aby takéto zastúpenie bolo potrebné fakt len v nutných prípadoch. Už keď pre nič iné, tak len pre ten stres a pridanú robotu, ktorú z toho budete mať.
Modelová situácia:
Je koniec mesiaca a viem, že po uzávierke budem mať k dispozícii predajné dáta, ktoré musím do 3 dní nového mesiaca poslať na svojho obchodného partnera, inak hrozí pokuta.
Možné riešenie:
- Pripravím si financie na pokutu
- Danú úlohu dôsledne zdelegujem
- Dovolenku naplánujem na iný termín
Asi je jasné, že prvý bod riešenia nepripadá do úvahy (aj preto, že daná úloha si má počká a po dovolenke toho môže byť viac, tak sa z toho zbláznim). 2. bod by bol OK, pokiaľ na to mám čas a ak úloha nie je príliš zložitá. Totižto prehrabávať sa v dátach môže byť aj po dôslednom delegovaní pre niekoho, kto to bežne nerobí, zložité. Navyše ak by tam nastala nejaká chyba, tak napraviť prípadné dôsledky môže zabrať viac času ako samotná delegovaná úloha. Preto si myslím, že ak máme časové obdobie v mesiaci, v ktorom sa dá očakávať pracovný nápor, kumuláciu rôznych úloh spôsobených uzávierkou a pod., tak je lepšie na dovolenku neísť. Samozrejme, sú prípady, keď sa to uplatniť nedá. Raz som si tak dovolil odísť na Kanárske ostrovy v poslednej ročnej perióde, 3 týždne pred Vianocami, kedy sme doháňali v Sales oddelení obrat a poviem pravdu, nebolo to úplne ideálne. Urobil som však pred odchodom všetky potrebné veci tak, aby stráty boli čo najmenšie a časovo to predsa naplánoval tak, aby som ešte pred Vianocami mal časť stihnúť niektoré "horiace" veci "uhasiť". Pamätám sa, že počas dovolenky som sa predsa nevyhol sledovaniu mobilu.
Ešte pár rýchlych rád na záver, na ktoré je pred dovolenkou dobré myslieť či urobiť to:
- nerozbiehajte pred dovolenkou väčšie projekty
- nezabudnite si vždy nastaviť "out of office" do mailu (ideálne dvojjazyčne ak treba)
- základné používané súbory ulože na firemný sieťový disk tak, aby tam mal Váš dobrý kolega prístup
- najdôležitejšie súbory si prepošlite sám na seba
- prejdite si dôkladne svoj dovolenkový pracovný týždeň a odhadnite môžne problémy
- zoberte si na dovolenku firemný telefón, ale riešte iba e-maily (ideálne v čas, kedy to neobťažuje Vás ani rodinu) - nakoľko pár súrnych vecí viete vyriešiť rýchlo cez e-mail
- nikto nie je dokonalý a ani dovolenka nemusí byť dokonalá, aby dodala človeku dosatok energie, preto netreba stresovať a aj napriek menším nedostatkom z toho nerobiť vedu a zachovať kľud a rozvahu