3 pravidlá ako zvládnuť prácu za dvoch a nezblázniť sa z toho

Nie je umenie zvládnuť prácu za dvoch, umenie je nezblázniť sa z toho a nebodaj nezničiť si život. Určite to poznáte, keď odíde nejaký kolega alebo sa zmení štruktúra organizácie a na Vás zrazu "zdelegujú" prácu za niekoho iného. Či už ide o časť práce za iného alebo celú jeho/jej agendu, človek nie je stroj a nedokáže to zvládnuť len tým, že jeho vnútorný "excel" proste rozšíri počet riadkov, stlpcov a zvýšiť počet vzorcov. Každý máme nejaké to svoje maximum a nielenže ho nepozná presne Vaša firma a Váš nadriadený, nepoznáte ho ani Vy sám. V týchto situáciách je teda nanajvýš nevyhnutné vec zvládnuť a nezblázniť sa. Ešte dôležitejšie je to, že aj tu platí pravidlo "keď chceš, hľadáš spôsoby, keď nie, hľadáš dôvody". A chce sa len vtedy, keď na to človek má motiváciu.

Preto 1. pravidlo znie: Robiť zadarmo má svoje hranice a každá práca má nejakú cenu

Sám práve zažívam pracovný šok, keď som po odídenom kolegovi pred pár týždňami prebral celú jeho agendu. Prvé pocity sú asi také, že "Žeby jeho prínos a zodpovednosť bola tak malá, že si firma trúfa to hodiť na mňa?" Ešte horšia je druhá myšlienka: "Žeby ja som tú svoju agendu robil tak žalostne pomaly, že majú moji nadriadení názor, že toho zvládnem oveľa viac?"

Na obe otázky nie je jednoznačná odpoveď, pretože ozajstnú pravdu mi asi nikto nepovie. Je však jasné, že moju odhodlanosť si niekto predsa ceniť musí. Ak už nie peniazmi, tak aspoň obdivom alebo tým takým výstražným povelom: "Si ty normálny, že si na to trúfaš?" Ja každému hovorím, že nejako to zvládnem. Že stačí mať vo veciach poriadok a systém, mať vybudované vnútrofiremné ako aj zákaznícke vzťahy na takej úrovni, ktorá poskytuje priestor sa z toho nezblázniť a naopak, získať od každého dostatočnú podporu pre ukážkové zvládnutie tohto obrovského návalu zodpovedností.

Na začiatku som si chvíľu myslel, že danú úlohu zvládnem, iba ak som za ňu zaplatený. Potom si človek situáciu prejde znovu a príde na pár detailov, ktoré toto tvrdenie maximálne vyvracajú. Ak robím za dvoch, mal by som robiť aj 2x dlhšie. To sa nedá, pretože človek nezvládne robiť namiesto 8 hodín zrazu 16. Ak som platený za 8 hodín a prácu za dvoch mám zvládnuť stále za týchto 8 hodín, tak nemôžem čakať, že mi niekto za túto prácu priplatí. Ak si myslím, že to nezvládnem, tak to treba povedať hneď. Tým dám najavo, že nie som tak dobrý ako si o mne mysleli, ale zas aj to, že som úprimný a to je mnohokrát cennejšie ako zlato. Ak prácu prijímem a dostanem príplatok, budem robiť o niekoľko hodín denne viac? Nuž, to sa nedá predpovedať. Dá sa len tušiť, že ak som šikovný, tak nie, ak šikovný nie som, tak áno. A tu narážam na základnú dilemu. Za aký veľký príplatok som ochotný robiť prácu navyše? Koľko hodín denne som ochotný robiť navyše za daný príplatok? Na tú istú vec sa pozerá aj zamestnávateľ zo svojho uhla pohľadu. Je OK ak na zamestnanca dáme prácu navyše a zaplatíme mu za to, aj keď reálne nevieme ako veľa času mu to bude zaberať naviac oproti pôvodnej robote? Ak bude robiť 100% práce druhého, máme mu priplatiť 100% svojho alebo jeho platu? Keď mu dáme 10%, tak možno pridá len 10% svojho času alebo energie. Ak mu dáme 30%, tak pridá 30%. Ale ak mu pridáme 100%, nie je možné, aby robil 2x dlhšie danú robotu. Pri dvojitej robote sú rôzne úspory času z princípu efektivity, synergie a faktu, že stále to je 1 človek a teda aj na meetingy nechodí 2x ale na 1 meetingu pokryje 2 práce, na 1 obchodnej ceste môže pokryť 2 zákazníkov. Čiže je logické, že nikdy nemôžeme čakať priamu úmeru príplatku za dvojitú robotu. Každá firma to má nastavené inak a záleží len na tom, ako vníma takticky svoje rozpočty a personálne politiky čo sa týka platových stropov alebo porovnaní. Ak by som dostal za dvojitú prácu dvojitý plat a po krátkom čase ukázal, že sa to dá, je to presne to, čo mnohé firmy popierajú. V súčasnosti je totiž trendom efektivita, úspora z rozsahu, technologická pomoc či rôzne iné stenšovania organizačných štruktúr z hľadiska reakcii na trh. Treba sa nad tým zamyslieť tak nejako globálne. K čomu by viedol tento prístup? Ja by som bol náramne drahý zamestnanec, firma by neušetrila ani by nepreplatila, avšak moje postavenie by sa zmenilo. Moj plat by odrazu nezodpovedal mojej pozícii a celá štruktúra by sa narušila. Preto je logické, že 100% snáď nikto nikdy ešte v takomto prípade nedosiahol. Ba verím tomu, že mnohé firmy za prácu za kolegu nepriplácajú nič, ale vyhovoria sa na zvýšené diéty, super skúsenosť a hodnotu v očiach manažmentu.

Ja som z oddelenia Sales a pracujem v tomto už vyše 7 rokov. Jednoducho viem, že to celé je vlastne len také malé vyjednávanie. "Ja budem túto prácu robiť len ak mi priplatíte". Ak je odpoveď na to, "Koľko?", vyhral som a môžem vyjednávať. Preto, je nutné správne komunikovať to, že za prácu navyše si niečo predstavujem a podľa znakov a princípov firmy sa dopracovať k dohode. Vyjednávanie má následne rôzne formy a všetko zavisí od toho ako sa vyvíja, aké sú nálady, aký je šéf a aktuálne situácia firmy. Ak je odpoveď "To nemyslíš vážne, verili sme, že v našej firme nie si len kvôli peniazom", tak to znamená, že túto situáciu nadriadení chápu úplne inak a v tomto prípade bude treba nájsť nejakú dohodu, ktorá nepoškodí vzájomné vzťahy, no už ani zďaleka sa nebude podobať na vyjednávanie.

Keď mi už firma dá nejaký príplatok, určite bude očakávať, že svoju prácu budem robiť dobre, minimálne tak dobre ako predtým. Ráta s tým, že sa budem aj naďalej sústrediť na priority, projekty a že výsledky v požadovanej firme prídu v každom prípade.

Pravdou a smutnou realitou je však to, že aj keď sa prv zdá táto práca navyše zvládnuteľná, nie je to tak. Aj ten najgeniálnejší zamestnanec narazí a zistí, že sa to 100% zvládať nedá. Buď to neprídu výsledky, alebo moje meno sa môže vo firme náramne zhoršiť. A tu prichádza ďalšie pravidlo.

Pravidlo číslo 2 znie: Neočakávajte dokonalosť

Stanovenie hodnoty, čo za danú prácu navyše dostanem musí byť doprevádzané aj stanovením toho, čo sa odo mňa v tomto častokrát dočasnom režime očakáva. Ak sa od prvého momentu môj šéf či vedenie snaží komunikovať to, že všetko musí fungovať ako predtým, zákazníci musia byť spokojní atď, je nutné ich od začiatku krotiť a skromne povedať, že jediné čo sa dá očakávať je to, že nebudú žiadne prúsery. Tie nemá nikto rád, hlavne zákazníci. Aj pri tom najlepšom mamažmente úloh sa proste stále môže niečo pokaziť, ale nič nie je horšie ako ťažký následok nejakého chybného kroku. Preto, skôr ako snaha dosiahnuť super výsledky by mala byť snaha nič nepokaziť. Firma s tým musí rátať, pretože šetrí veľké personálne a finančné zdroje, ak ma do takejto pozície postaví.

Pravidlo číslo 3 znie: Toto je škola manažmentu priorít

Priority v našich životoch rozhodujú často o tom, či sme alebo nie sme úspešní. Sú to jednak take takticko-operatívne priority, ktoré riešia denno-dennú administratívu a jednak dlhodobé, strategické priority, ktoré hovoria o tom, na čo sa budeme v dlhšom čase sústrediť viac a na čo menej. Ako príklad by som uviedol približne 18. až 20. rok života človeka, kedy sa musí rozhodnúť, či pôjde študovať na Vysokú školu alebo nie. Totižto ide o vážne rozhodnutie, pretože o 5 rokov bude sedieť dlhšie v lavici a o 5 rokov menej bude zarábať a teda aj na niečo vysvnívané si zarobí pravdepodobne až po VŠ. Vtedy sa treba silno držať svojej stratégie a tou môže byť teda napr. to, že svoj sen si splní neskôr, keď doštuduje a možno vďaka VŠ si ten sen splní ľahšie, vo väčšom a pod. Denno-denne sa však bude potýkať s mnohými nástrahami vysokoškolského života ako sú zápočty, skúšky, brigády, frajerky a všetko, čo bude študenta od svojho strategického smerovania - študovania možno skôr odhovárať.

V momente, kedy máte toho veľa, je nevyhnutné stanoviť jednak krátkodobé a jednak dlhodobé priority. Ak na Vás dajú prácu za dvoch, alebo za troch (čo sa momentálne u mňa teraz deje), je v rámci dlhodobých priorít nevyhnutné naučiť iných pomocníkov to, čo dlhodobo odbremení mňa.

Ak sa podarí niečo delegovať, tak super. Ak sa podarí niečo zjednodušiť tak tiež super. No ak sa nebudete sústrediť na dôležité priority, tak zlyháte. A teraz neide o to, či priorita teraz je strategická alebo taktická, teraz ide o to, že sú činnosti v danej práci, ktoré jednoducho musíte urobiť dobre a včas a nevyhovoríte sa z nich a sú veci, ktoré sú dôležité ale s podporou šéfa sa z nich dá vyhovoriť. Môže ísť o niektoré dôležité stretnutia, tímové meetingy či porady. Všetko záleží len na tom, ako veľa toho máte a ako dlho to má trvať. Ja pracujem už 2. mesiac za 3 a to už je dosť dlhá doba, aby sa ukázalo, či môj systém funguje alebo nie. Zároveň je dôležité brať do úvahy aj externé faktory.

1. externý faktor je to, či je povedzme zákazník spokojný - pretože to musí byť vždy na 1. mieste

2. externý faktor je to, či náhodou aj iné oddelenia nepracujú v "emergency" móde a vtedy sa môžete aj poskladať, no Váš systém priorít zlyhá, pretože zlyhávajú aj iné oddelenia, možno práve tie, ktoré sú závislé od Vašej 100% výkonnosti.

V každom prípade, netrebe zúfať. Treba makať a veriť, že sa toto "peklo" raz skončí a budete za to aj patrične odmenení. Ak nie, odmenu si treba buď vyžiadať alebo "nájsť" inde. Ak Vás za Vašu prácu patrične neodmenia, asi ste ju robili dobre, no zle ste to prezentovali, alebo ste ju robili zle ani nijak zvlášť neprezentovali. A to je tiež niečo, čo mohlo a nemuselo byť Vašou prioritou počas daného obdobia.